- Acest articol a fost modificat în conformitate cu prevederile noului Cod Fiscal, aplicabile de la 1 ianuarie 2016.
Activitatea de gestionare a forței monetare este una din provocările multor companii, de cele mai multe ori, indiferent de dimensiunea lor, astfel că fiecare companie beneficiază fie de serviciile unui angajat propriu, fie de serviciile unui contabil către care compania externalizează activitățile contabile primare. Sarcinile „primei mâini” contabile includ gestiunea datelor primare legate de activitatea firmei, cu deosebire privitoare la stocuri, plăți, încasări, creanțe. Noțiunea de contabilitate primară se referă la lucrul cu aceste date primare, în speță întocmirea documentelor primare contabile (justificative) care stau la baza înregistrării tranzacțiilor economice.
Dincolo de stricta îndosariere sau urmărire a logicii informației financiare, contabilitatea primară se referă, de asemenea, la verificarea completării legale a tuturor documentelor contabile justificative și nu în ultimul rând, la gestionarea acestora în strânsă legătură cu departamentul financiar-contabil, din punctul de vedere al fluxului intern și extern.
La o privire de ansamblu, un contabil primar se îngrijește de următoarele sarcini:
- Întocmește, completează, înregistrează, îndosariază documentele care constituie baza înregistrărilor contabile, și asigură circulația lor rațională
- Meține la zi evidența intrărilor și ieșirilor, se asigură că documentele specifice sunt întocmite corect și la timp, asigură respectarea măsurilor privitoare la circulația documentelor primare utilizate la efectuarea altor înregistrări contabile .
- Gestionează evidența valorilor materiale și bunurilor de consum, verifică stocurile și le comunică ulterior Administratorului
- Este responsabil de întocmirea zilnică a registrelor contabile (Raportul de gestiune, Nota de recepţie,Foaia de prezență, Fişa de magazie,Registrul de Casă, etc.)
- Este responsabil de coordonarea documentelor contabile primite în firmă, oricare ar fi acestea, de la facturi de intrări marfă/servicii/materiale, la bonuri fiscale, extrase bancare, etc
- Este responsabil de coordonarea documentelor contabile care ies din firmă : facturi emise, avize , etc
- Ține evidenţa facturilor neîncasate
- Ține evidența încasărilor
- Coordonează emiterea documentelor bancare (file CEC,BO,OP etc.) pe care le inaintează persoanei responsabile cu semnarea acestora.
- Ţine evidenţa cronologică a facturilor emise și stabilește împreună cu Administratorulprotocolul de numerotare a documentelor.
- Preia și verifică documentele contabile generate de departamentele comerciale
- Înregistrează deconturile pentru deplasări
- Înventariază furnizorii și clienții pe baza extraselor de cont şi confruntă datele cu evidenţa primară.
- Supervizează arhivarea documentelor contabile precum şi salvarea datelor informatice.
- Întocmește pontajele și întocmește actele necesare calculării salariilor (acte adiționale, liste avans, liste prime, concedii medicale, etc)
- Prezentarea actelor necesare transmiterii Revisalului
- Înregistrează facturile de servicii primite de la furnizori
- Verifică soldurile din contabilitate cu cele ale furnizorilor
- Verifică soldurile din contabilitate cu cele ale clienţilor
- Întocmeşte rapoarte zilnice/săptămânale/lunare privind datoriile firmei în funcţie de vechime ;
- Întocmeşte rapoarte zilnice/săptămânale/lunare privind creanţele firmei în funcţie de vechime ;
- Verifică corespondenţa soldurilor bancare cu cele înscrise în extrasele de cont ;
- Demarează procesul de recuperare a creanţelor de la clienţi.
Contabilitatea primară trebuie să asigure prima verificare asupra corectitudinii înregistrărilor în documentele justificative atât în ce privește forma cât și în ce privește conținutul. Omiterea unui singur element de formă sau de conținut obligatoriu poate duce la anularea tranzacției sau anularea deductibilității tranzacției din punct de vedere fiscal.
Recomandarile CHRONAX privind operațiunile de contabilitate primară
Pentru operațiunile de contabilitate primară, companiile trebuie să beneficieze de serviciile unui profesionist cu pregătirea necesară și cu un minim de experiență. Dată fiind natura profesiei, contabilul primar trebuie să fie în permanentă legătura cu un expertul contabil verificator sau cu o altă persoană autorizată. Recomandăm acest mod de operare din pricina modificărilor foarte frecvente ale legislației care reglementează acest domeniu de activitate.
Modul în care alegem să abordăm munca pe care o facem ne îndeamnă să recomandăm ca la sediul unității economice să existe un responsabil de contabilitatea primară care desfășoară această activitate măcar cu jumătate de normă. Astfel, există două opțiuni prin care o companie poate obține prezența unui contabil primar:
a) opțiunea pe care o considerăm optimă este aceea ca un salariat al companiei CHRONAX să fie detașat atât cât este nevoie în locația unității economice pentru îndeplinirea acestei funcții
b) a doua opțiune este recrutarea de către CHRONAX a unui responsabil și angajarea acestuia de către unitatea economică beneficiară, în regim full-time sau part-time în funcție de volumul de muncă de asemenea part time sau full time in functie de volumul de munca.
