Pe întreaga perioadă de activitate a unei societăți, schimbarea sediului social poate surveni din mai multe cauze, de la expirarea contractului existent la dezvoltarea unor ramuri în alte zone ale orașului sau chiar în altă localitate. Este bine de știut că acest demers nu este unul complicat, se realizează la Registrul Comerțului și poate costa până la 800 lei.
Actele necesare unei schimbări de sediu social în același județ sunt:
- Cererea de înregistrare în original;
- Hotărârea AGA (Adunarea Generală a Asociaților)/ Decizia asociatului unic;
- Actul constitutiv actualizat;
- Certificatul de înregistrare;
- Declaraţia-tip pe propria răspundere (original), semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:
– persoana juridică nu desfăşoară, la sediul social, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani;
– persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitarveterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate în declaraţia-tip;
- Documentul (contract comodat, contract închiriere) care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social, înregistrat la administraţia financiară în circumscripţia căreia se situează imobilul;
- Certificatul emis de administraţia financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document ce atestă înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil;
- Acordul comitetului executiv al asociației de proprietari, precum și a patru vecini, în cazul în care sediul social se află într-un bloc de locuințe;
- Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale:
– taxe de registru;
– tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
În cazul în care sediul social este mutat în alt județ, procedura este similară, diferența constând în necesitatea obținerii, în plus, a unei rezervări de denumire a firmei. Ulterior mutării societății, aceasta va fi radiată automat din județul în care a fost înregistrată inițial.
Schimbarea sediului social nu presupune doar mutarea activității în alt spațiu, ci și modificarea unor acte precum certificatul unic de înregistrare, actul constitutiv al societății și orice alt certificat care atestă funcționarea firmei. În plus, orice documente care conțin în antet vechea adresă a sediului social (facturiere, chitanțiere) trebuie actualizate, fiind necesară inclusiv achiziționarea unui nou Registru Unic de Control.
Taxele percepute pentru schimbarea sediului social pot ajunge până la 800 lei în cazul în care noul sediu se află în alt județ. În caz contrar, acestea nu depășesc suma de 600 lei.
Un alt aspect important de reținut este că schimbarea sediului social trebuie comunicată și Administrației Financiare în a cărui rază teritorială se află noul sediu, prin depunerea formularului 050 “Cererea de înregistrare a domiciliului fiscal al contribuabilului”.
