Suspendarea activității unei firme se poate realiza în baza unei documentații depuse la Registrul Comerțului și a plății taxelor aferente. Cu toate acestea, în perioada de suspendare, firmele nu își vor înceta definitiv activitatea, prin urmare vor avea anumite drepturi și obligații.
În cazul suspendării activității din proprie inițiativă, și nu în urma deciziei Fisc-ului, aceasta este permisă pe o perioadă de maximum trei ani, în baza Legii societăților nr. 31/1990. În timpul suspendării, firmele își vor păstra personalitatea juridică.
Documentația ce trebuie întocmită în cazul cererii de suspendare a activității unei firme trebuie depusă la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) și conține următoarele:
- Cerere de înregistrare;
- Declarație-tip pe propria răspundere din care să rezulte că firma nu își va desfășura, pe perioada suspendării, activitățile declarate la sediul social, sediile secundare sau în afara acestora;
- Hotărârea Adunării Generale a Asociaților/ Decizia asociatului unic privind suspendarea temporară a activității, în original. Aceasta este valabilă doar în cazul în care conține antetul firmei, numărul și data, semnăturile persoanelor abilitate, modul de convocare AGA și îndeplinirii condițiilor de validitate a hotărârii precizate în preambul,durata suspendării și momentul reluării activității;
- Certificatele constatatoare emise în baza declarațiilor-tip pe propria răspundere pentru autorizarea activității/ suspendarea activității;
- Dacă este cazul, împuternicire pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalitățile legale.
Dosarul poate fi depus la registrul comerțului prin poștă (cu scrisoare cu valoare declarată și confirmare de primire) sau prin mijloace electronice. Documentația în forma fizică trebuie îndosariată în dosar cu șină, având paginile numerotate. În cazul în care optează pentru varianta electronică, cererea transmisă trebuie să aibă încorporată sau atașată semnătura electronică extinsă.
Costurile pe care solicitanții trebuie să le achite în vederea suspendării activității sunt aferente taxelor de registru (72 lei), precum și 72 lei pentru fiecare sediu autorizat pe baza declarației pe proprie răspundere, plus taxa de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Acestea pot fi achitate la casieriile registrului comerțului, în numerar, cu card bancar, mandat poștal sau ordin de plată.
Pe perioada suspendării activității, firmele nu mai pot desfășura activitatea pentru care s-au autorizat, prin urmare nu mai au posibilitatea de a emite facturi. Cu toate acestea, există și o serie de activități pe care o societate suspendata temporar le poate desfășura: își poate menține conturile bancare și gestiona sumele deținute, poate încasa sume provenite din activități încheiate înainte de data suspendării, poate avea în continuare sediu și angajați cărora să le plătească salarii, poate face achiziții, însă nu le poate amortiza sau deduce.
Conform Codului de procedură fiscală, atunci când o firmă își suspendă activitatea la Registrul Comerțului, Fisc-ul anulează automat codul de TVA, fără necesitatea unor cereri suplimentare.
